『出産』といえば喜ばしい話ですが、社員が出産の為休業する、
または育児の為に短時間勤務をすることとなった場合、
少数精鋭の中小企業ではまさに一大事です。

この「代替要員の確保の困難さ」と「周囲への業務負担の増加」に
どう立ち向かうべきでしょうか?
その社員の業務を誰に任せるのか、手段はいくつかあります。

即効力のある手段としては、

@既存の社員にその業務を割りふる
A代わりの社員を新たに雇う
B休業する期間だけ契約社員を雇う

といったところでしょう。

いずれの方法をとる場合でも、
その社員は『元の業務に復帰する』ということを
前提に考えなければなりません。
また代替要員を考えるときは今いる人員の数、今後の業務量の傾向、
休業・短時間勤務をする社員の業務の内容を
踏まえて考えていくことが大切です。

例えば、
@既存の社員にその業務を割りふるのであれば、
休業中・短時間勤務中の社員が復帰すれば元通りになりますが、
業務を振られるほかの社員の人数が少なければ少ないほど
既存社員の業務負荷が重くのしかかります。

既存の社員に負担をかけないためにも
A代わりの社員を新たに雇うことも有効ですが、
休業中・短時間勤務中の社員が復帰した場合に
余剰人員が発生する可能性について留意する必要があります。

B休業・短時間勤務期間中だけ契約社員を雇うことで
業務負荷・余剰人員の問題が解決できる場合もあります。
ただ、正社員がやっていた業務がその性質上
そっくりそのまま契約社員に任せることができない場合もあります。

予期せず社員から出産の為休業する、
または育児の為に短時間勤務をする
と申し出を受けた場合は、
限られた期間内で@~Bの代替要員について考える必要があり、
場当たり的な対応をせざるを得ない場合があります。

しかし事業を運営する上で何も出産・育児だけが
予期せぬ人員不足を招く原因ではありません。
病気・怪我や急な退職希望なども当然に予期せず急に発生します。

これら予期せぬ人員不足に対抗するには、日頃より業務の見直しをし、
その業務をほかの誰かでも出来るようにしておくことがとても重要です。
それぞれの社員の担当する業務を明らかにし、
重要な業務については共有化や複数担当制にする、
手順書を整備する等の対策をとることなどはとても有効です。

普段からの準備ができていれば不測の事態にも@~Bの判断も
余裕をもって検討することができるでしょう。
とはいえ、実際に休業・短時間勤務をする社員の周りの社員の協力があって
初めて人員不足への対応が可能となることは留意すべき事実です。

次回は、そんな周りの社員に対して、どうフォローしていくべきか、
スポットをあててみたいと思います。