前回は入社に関する点であります「試用期間」について説明させていただきました。
今回も引き続き入社の観点から「入社時に求める提出書類」についてご説明させて
いただきます。

入社時に求める提出書類は会社により様々ではありますが、一般的には下記事項が
挙げられます。

1.入社誓約書
2.身元保証書
3.住民票記載事項証明書
4.年金手帳
5.雇用保険被保険者証

これらは一般的な例ではありますが、これらの書類の提出を求めるには意味があります。

入社誓約書の場合は、入社にあたって遵守しなければならない事項を定めます。
(例えば、会社のルールを守ること、人事上の命令に従うこと、機密情報を漏らさないこと等)

身元保証書の場合は、会社に損害をかけた場合に連帯してその賠償責任を負うことを
身元保証人が会社に対して約束するものです。
ただし、身元保証書には知っておかなければ意味を持たない制約があり、身元保証期間は
最大5年、業務内容や勤務地が変更した場合には身元保証人に通知する義務があったりと、
運用面では細心の注意を払う必要があります。

住民票記載事項証明書については、家族手当の支給や社会保険の取り扱い、源泉所得税
の控除等の労務管理を適切に行うために必要な情報もありますが、提出を求める理由や
利用目的を説明しなければ違法となることもあります。これも注意が必要です。

年金手帳や雇用保険被保険者証は、社会保険加入者のみに提出を求めることになります。
提出が遅れることで手続きが遅くなってしまい、健康保険・厚生年金保険料が
2ヶ月分合算で控除されてしまう可能性があり、早急に提出を求めることが必要です。


他にも通勤経路図や家族構成資料(扶養控除申告書)等があったりしますが、提出を
求める書類にはそれぞれ意味があります。
意味があるのと同時に給与計算や労務管理上での兼ね合いから、提出が遅いというのは
あってはなりません。皆様の就業規則では、入社時に求める提出書類に期限を設けて
いますか?もし設けていないのであれば、是非期限を設けて下さい。

特段の理由がないにもかかわらず「提出を忘れた」というのは、会社への報告や相談等も
怠る傾向にあります。入社時に甘くしすぎると、採用された社員もそのように考えます。
入社の段階だからこそ、会社が定めた期限を徹底させる癖をつけさせるのです。
たかが提出書類の期限、されど提出書類の期限です。
これ一つだけでその人の働き方が見えてくるものです。何事も最初が肝心です。

「入社から○日以内に提出しなければならない」
この言葉があるかないかでその人の性格や業務態度が見えてくるものです。