労働時間管理をして作業効率を上げるために最も重要なことは、
管理職、一般職問わず、全社員の

「意識付け」

が重要であることに触れました。

時間短縮するために、以下の3点の分析をすることが必要です。

<1>どのような特性を持った社員なのか
<2>誰がどのような管理をしているのか
<3>どのような時間管理を行っているのか


社員の中では大別すると、
残業代を生活費に組み込む等で業務とは関連の無いところで時間意識を持つ者、
出世志向が強く上昇志向が強いことから時間短縮できない者、
この2つに分けることができます。

前者は、管理職による徹底した意識付けを部下に対して行い、まず意識を変革
していかなければなりません。後者は、モチベーションを下げることに
なりかねませんので注意が必要ですが、どちらの場合でも最も重要なことは、

「上司の命令による時間短縮」

であることを上司と部下が共有し、まずは日々の業務内容を見えるように
形作りをしていくことです。


管理をしている方は、

「仕事量が多い、納期にゆとりが無い、仕事内容や目標が度々変更される」

など、直接的な原因から、時間短縮ができないと部下から耳にしたことが
あると思います。

管理職はこれに対し、部下へ与えた役割とその目標、期限を設定しましょう。
部下には「報告・連絡・相談」を求め、管理職は具体的な指示や指導、
アドバイスを行う、というサイクルを回していきます。

併せて1ヶ月ごとに、残業の実施者、実施の実績時間、実施業務の内容、管理職の
意見を記載したものを分析し、残業を目に見える形として、これを基に部下と
コミュニケーションを図り、どうやったら作業を効率化できるのかを話し合って
いきます。

これができれば早い段階で効率化につながり、所定内労働時間で意識して
実行していけば、必然的に残業は減少していきます。

管理職は、部下に長時間労働をさせても何の自慢にもならないことを肝に銘じ、
仕事の優先順位と与えられた戦力で業務分担をしていく判断を養い、残業前提の
仕事の指示、必要以上の資料作成などをさせないために会議を活用するなどを
考えていくことが求められます。

部下を応援する気持ちが、社員のやる気を引き起こし、時間あたりの生産性を
高めることにつながると前回お話しましたが、管理職は育成を兼ねて徐々に
仕事を部下へ任せていくようにしましょう。

他にもパート社員を活用できれば、部下と一緒に考えて仕事を割り振っていく
こともでき、多様な働き方をする人材を活用することも、時間あたりの生産性を
高める一つの方法となり、付加価値を高めることにつながります。